Para administrar uma clínica odontológica, o profissional de odontologia deve conhecer algumas regras elementares de administração, entregando-se a uma atividade que, certamente, não aprendeu durante sua formação na faculdade.
Normalmente, depois de formado, o dentista busca montar seu próprio consultório, atendendo suas necessidades de crescimento e desenvolvimento na carreira e, nesta atividade, além de trabalhar em sua área, deve também saber como administrar uma clínica odontológica.
Entre as atividades que terá de exercer, o mesmo deverá gerenciar, contratar e administrar serviços de colaboradores e de prestadores de serviços, controlar o faturamento, efetuar as cobranças e fazer o atendimento de seus pacientes.
Contudo, a gestão de consultório odontológico, pode se tornar uma tarefa rotineira, desde que o profissional tome algumas providências. Precisa entende a importância da contabilidade na odontologia e como ela pode ajudar na gestão da sua clínica.
As bases administrativas de uma clínica odontológica
Para administrar uma clínica odontológica, o profissional deve atuar tanto no aspecto técnico quanto no gerencial. Antes de qualquer coisa, o dentista deve conhecer os pilares básicos que regem qualquer atividade empresarial, inclusive seu consultório:
1. Primeiro pilar: o atendimento
No consultório odontológico montado como empresa, o processo de produção envolve o atendimento aos clientes. Para administrar uma clínica odontológica é necessário ter procedimentos definidos de como será cada atendimento, principalmente quando existem diversos profissionais trabalhando no mesmo local.
Não se trata, evidentemente, de padronizar atendimentos, mesmo porque isso é impossível, mas sim de estabelecer regras que devam ser seguidas desde o momento em que o paciente entra no consultório até sua saída.
2. Segundo pilar: vendas
Administrar uma clínica odontológica exige conhecimentos sobre vendas, uma vez que, sem clientes, não existe a empresa. A venda de serviços odontológicos começa no momento em que um cliente mantém o primeiro contato com a clínica e não apenas dentro do consultório ou em caso de necessidade ou emergência.
A captação de clientes ocorre em consequência de diversos fatores, desde as atividades de marketing, passando pelo atendimento e, principalmente como ele é tratado pelo profissional de odontologia e sua equipe de atendimento.
3. Terceiro pilar: financeiro
As questões financeiras são de essencial importância para se administrar uma clínica odontológica, devendo haver procedimentos de faturamento e cobrança, de pagamento de contas, recolhimento de impostos e todas as necessidades de compras de suprimentos e materiais de consumo.
A pessoa responsável pelo setor financeiro deve saber como administrar bem todas as entradas e saídas , deve conhecer todos os procedimentos necessários para administrar o fluxo de caixa, bem como, manter os pagamentos em dia e como proceder com a inadimplência.
O setor financeiro é um dos pilares mais importantes para administrar a clínica odontológica, devendo manter o controle de tudo o que ocorre com relação às finanças.
4. Quarto pilar: marketing
Da mesma maneira que qualquer outra empresa, ao administrar uma clínica odontológica é necessário dar atenção ao marketing, um dos principais processos para conseguir que a clínica tenha bom desempenho.
O dentista empreendedor deve buscar conhecer seu público-alvo, o que ele procura, metodologias de pagamentos, os tipos de serviços que podem ser oferecidos e, principalmente, como fazer para que todas as informações necessárias cheguem ao potencial cliente.
O marketing da clínica odontológica tanto pode ser feito pela própria clínica quanto por profissionais contratados especificamente para essa atividade.
Conclusão
Administrar uma clínica odontológica não é uma tarefa simples, mas também não chega a ser algo tão complexo que não possa ser feito dentro dos padrões necessários. O profissional responsável pela clínica, que normalmente não possui conhecimentos aprofundados de administração, deve contar sempre com a assessoria de profissionais capacitados para orientar na condução de seus negócios.
Através de uma assessoria, administrar uma clínica odontológica irá possibilitar conduzir os quatro pilares principais de forma integrada, atendendo as necessidades da empresa e possibilitando:
- Conhecer o mercado em que está atuando e definir o público-alvo com ações de marketing;
- Vender planos de tratamento dentário para os potenciais clientes através das ações de vendas;
- Coordenar as finanças, faturar, cobrar e fazer pagamentos, gerenciando de forma a conseguir lucratividade para a clínica, com ações do setor financeiro;
- Atender os pacientes com as melhores técnicas e com alto padrão de atendimento, na prestação de serviços.
Administrar uma clínica odontológica, portanto, exige mais que a formação técnica do profissional de odontologia. Como profissional, ele precisa desenvolver o seu perfil empreendedor e conhecer todas as funções de sua clínica para conseguir retorno financeiro e reconhecimento no mercado.
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