O contador atua como um parceiro do empreendedor em sua jornada rumo ao sucesso. Porém, pode acontecer de o empreendedor contratar um escritório e essa parceria acabar não sendo como o esperado.

Seja por dificuldades na comunicação ou pelo fato de o contador acabar não cumprindo os prazos, o empreendedor pode se ver diante da questão: como trocar de contador?

Por mais que esse pareça um processo complicado, na verdade, é bastante simples. Desde que haja transparência na mudança e que tudo seja devidamente acordado e documentado, o empreendedor não terá problemas.

Antes de iniciar o processo de mudança de contador, é preciso avaliar algumas questões importantes, como o papel desse profissional na organização.

Se você acha que está na hora de mudar de contador, leia esse texto até o fim e descubra como esse processo pode ser simples.

O que faz um contador?

O contador exerce uma função muito importante em empresas de todos os portes. Embora seja popularmente conhecido como quem faz o imposto de renda, sua função vai muito além disso.

Atualmente, o contador é um consultor da empresa, auxiliando na tomada de decisões. E é essencial para que o negócio se mantenha saudável e legalizado.

Ele possibilita que o empreendedor tenha uma visão detalhada de todas as suas despesas e receitas.Também gerencia todas as atividades financeiras, trabalhistas, patrimoniais e tributárias.

Desenvolve relatórios financeiros e de risco. Também ajuda no controle do fluxo de caixa.

Este profissional trabalha em silêncio organizando as questões financeiras e fiscais da empresa. Por meio de técnicas de registro, cálculos e análises, tem conhecimento de toda a situação financeira do negócio.

Com exceção das MEIs, todas as empresas são obrigadas por lei a manter um contador. Isso porque esse é o profissional que cuidará de todas as obrigações fiscais do negócio. Também cuidará de questões patrimoniais e manterá toda a documentação da empresa organizada e atualizada. Saiba mais sobre a importância da contabilidade.

É essencial que o empreendedor conheça e acompanhe o trabalho do contador. Mesmo que este profissional assine todo o trabalho, o empreendedor pode ser responsabilizado por irregularidades. Portanto, vamos nos aprofundar um pouco mais nas funções do contador.

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O contador atua como consultor fiscal e contábil

O sistema tributário e fiscal brasileiro é bastante complexo. Profissionais como os contadores possuem conhecimentos nessa área e estão atentos às mudanças de legislação. Isso gera no empreendedor a segurança de que suas obrigações estão sendo cumpridas. Também garante economia tributária.

Auxílio na tomada de decisão

Por conhecer e controlar os números da empresa, o contador pode gerar relatórios estratégicos que guiarão as decisões do empreendedor. Além disso, com sua expertise, pode atuar como conselheiro do empreendedor.

Redução legal de impostos

Muitas empresas pagam mais impostos do que o necessário. Porém, um contador que atue desde a abertura da empresa pode fazer um planejamento tributário que garantirá a economia com impostos. Mesmo que a empresa já esteja em atuação, o contador pode atuar igualmente na economia tributária. Seu conhecimento das condições para a diminuição da carga tributária possibilita que isso aconteça.

Prevenção de ações trabalhistas

O contador também possui conhecimentos da legislação trabalhista. Muitas ações que os empresários tomam não têm base legal. Por isso, esse profissional pode atuar na implementação de ações para evitar problemas futuros nessa área.

Saiba mais sobre o papel do contador nesse vídeo.

Motivos para mudar de contador

Pode ser que o contador atual de sua empresa não corresponda às expectativas ou deixe de cumprir com as obrigações da empresa. Isso pode gerar problemas com o Fisco e futuras despesas para corrigir as irregularidades. Este é um grande motivo para a troca de contador, porém não é o único.

O empreendedor pode ter dificuldade de se comunicar com o contador ou não gostar do atendimento prestado. O contador pode não estar cumprindo prazos, usando ferramentas desatualizadas ou não acompanhar as mudanças na legislação.

Todas essas situações podem atrapalhar o relacionamento entre empreendedor e contador e dificultar essa parceria.

Dentro dessas questões, há duas que merecem destaque: o atendimento – quando não há retorno às solicitações ou há uma demora no atendimento. Quando nota um despreparo da equipe, o empreendedor tem outro motivo para trocar o serviço.

Qualidade e conhecimento – diferentes empresas têm diferentes regras de legislação e tributação. Por isso, é necessário contar com profissionais que conheçam seu segmento e a legislação relacionada. Se isso não acontecer, pode ser melhor buscar outro contador.

O serviço de contabilidade influencia diretamente no desempenho da empresa. Por isso, é preciso tomar a decisão de contratação com cautela e transparência. Conheça ótimos contadores para seu negócio.

O antigo acordo deve ser respeitado até o encerramento oficial. Além disso, devem ser feitos contratos e distratos (para a rescisão do contrato) que formalizem todo o processo.

Existe um momento certo para a troca de contador?

A resposta a essa questão é: não. A mudança deve acontecer com base na necessidade da empresa. Caso o atual prestador de serviços não esteja cumprindo suas obrigações, esse problema pode piorar com o tempo.

Por isso, o quanto antes os problemas forem descobertos e resolvidos, melhor. Se o atual prestador não conseguir resolver o problema, este é mais um indicador de que é hora de mudar de escritório de contabilidade.

Passo a passo para a mudança de contador

Identificado o problema, é hora de iniciar o tão temido processo de troca de contador. Porém, isso não precisa ser um bicho de sete cabeças. Para que esse seja um processo tranquilo, é essencial que o empreendedor consulte e tome ciência de todos os termos do contrato atual.

Pode ser que haja cláusulas de multas ou com a obrigatoriedade de aviso prévio em caso de rescisão. Conhecer essas questões pode evitar problemas por descumprimento do acordo.

Também é importante conferir se o prestador não deixou pendências de questões que estavam previstas no contrato.

Ou se não deixou passar alguma pendência nos serviços prestados. Verifique também se há situações em processo, como o parcelamento de débitos.

O empreendedor pode consultar documentos de até cinco anos para evitar surpresas no processo. Mesmo após a mudança, a contabilidade antiga continua responsável pelos erros cometidos.

Após todas essas verificações, o empreendedor precisa seguir apenas dois passos bastante simples:

  1. Comunicar a mudança ao prestador de serviços atual

Primeiramente, a decisão precisa ser oficializada com o contador. Esse contato pode ser feito por e-mail ou por carta e deve deixar claros os seguintes pontos: o pedido de encerramento; a data final do término do serviço – normalmente, 30 dias após o pedido; requerimento de toda a documentação, bem como senhas e logins; solicitação de relatório de situação cadastral para verificar pendências junto ao governo; solicitação do envio de toda a documentação à nova contabilidade.

Essa comunicação é importante pois dá segurança às duas partes. O empresário pode solicitar todos os documentos e a quitação dos tributos e serviços. O contador fica seguro de que a partir daquela data não terá mais responsabilidade sobre a empresa.

2. Contratar uma nova contabilidade

O segundo passo é a contratação de uma nova contabilidade. Isso pode acontecer após o encerramento do contrato com o antigo prestador. É preciso assinar o Termo de Transferência de Responsabilidade Técnica para formalizar a troca da obrigação contábil.

Também o Contrato de Prestação de Serviços Contábeis com a nova contabilidade. O novo prestador de serviços pode resolver outras questões referentes à mudança.

Como contratar um escritório de contabilidade

Para contratar uma nova contabilidade com a qual você possa ter um relacionamento duradouro, é preciso prestar atenção em alguns quesitos.

Certifique-se de que o profissional ou o escritório contábil seja registrado junto ao Conselho Regional de Contabilidade (CRC) de sua região.

Também verifique se os serviços oferecidos suprirão todas as necessidades de sua empresa. Procure conhecer outros clientes da empresa para saber sobre a qualidade do atendimento e dos serviços.

Verifique também se o escritório utiliza soluções tecnológicas que auxiliarão em seu negócio.

Outra questão, porém ainda mais importante é se a contabilidade conhece e tem especialização no seu segmento. Isso porque cada área possui especificidades tanto na atuação em si quanto na legislação.

O escritório contábil especializado na área médica, por exemplo, já conhecerá a difícil rotina da área. Isso fará com que o atendimento oferecido seja adaptado a essa realidade.

Se você possui uma micro ou pequena empresa, por exemplo, precisa se certificar de que a contabilidade já trabalha com outros negócios como o seu. Isso auxiliará muito no crescimento de sua empresa.

Soluzione Contabilidade

A Soluzione é um escritório contábil especializado em micro e pequenas empresas. Por meio de ferramentas e soluções personalizadas, apóia o crescimento desse tipo de negócio. Além disso, oferece atendimento de forma segmentada. Ou seja, o contador que lhe atenderá já está familiarizado com sua área de atuação e lhe oferecerá as melhores soluções.

Enfim, se você precisa mudar de contador ou fazer a primeira contratação para sua empresa, não perca tempo. Entre em contato com nossos consultores e deixe nossos especialistas auxiliarem no crescimento de seu negócio!